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电子数据交换 (EDI)上
2008/7/25 18:39:22
摘要:电子数据交换在ERP系统尤其是在供应链管理的数据传输中仍旧起着重要作用。本文介绍电子数据交换(EDI)的基本概念、EDI的结构、EDI的业务流程、实施EDI的效益、EDI的现状与前景。 关键字:EDI结构、业务流程、效益、现状、前景 当今世界,信息技术正以其强大的渗透力,深入到社会经济生活的各个方面。在商业金融等领域,电子数据交换(Electronic Data Interchange,简称EDI)作为一种新的商务手段正在被广泛使用,以取代传统的商务交易方式。 一、EDI的定义 EDI是一种计算机应用技术,商业伙伴们根据事先达成的协议,对经济信息按照一定的标准进行格式化处理,并把这些格式化的数据,通过计算机通信网络在他们的计算机系统之间进行交换和自动处理。 这是现代信息技术和经济管理相结合的一个例子。它极大地改变了传统的商贸手段和管理手段,不仅使商务业务的操作方式根本改观,而且影响了企业的行为和效率,在市场结构、国民经济的运行方式等方面都引起了根本性的变化,因而被认为是一次影响深远的结构性商业革命。 EDI作为计算机通信技术的一部分,其应用范围远不止通常意义上的贸易部门。实际上,它可以应用于各种部门经济之中:制造业、运输业、零售业以及卫生保健和政府部门。甚至可以应用于经济部门以外的其他部门,只要那里是用计算机进行管理的,而且需要在不同的单位间进行文件资料的交换和处理。当然,在大多数情况下,人们谈到EDI时,还是指各经济部门之间的计算机数据交换,是指计算机通信技术在各项经济业务中的应用。 二、EDI的结构 EDI可以分成三个部分:EDI的标准、EDI的软件和EDI的硬件。 下面我们分别作以介绍: 1、EDI的标准 这里所说的EDI标准,是指它的数据标准。我们知道,EDI是以格式化的、可用计算机自动处理的方式来进行的公司间文件交换。在用人工处理订单的情况下,工作人员可以从各种不同形式的订单中,得出所需信息,如:要什么货、什么规格、数量多少、价格、交货日期等。这些信息可以是用手工书写的方式,也可以是用打字的方式;可以是先说明所要的规格、型号,再说明价格;也可以先说明价格,再说明所要的规格、型号。订单处理人员在看到这些格式各异的订单时,能看懂其上所传达的信息。但计算机却没有这种本领。要使计算机“看懂”订单,订单上的有关信息就不应该是自然文字形式,而应是数码形式,并且这些数码应该按照事先规定的格式和顺序排列。事实上,商务上的任何数据和文件的内容,都要按照一定的格式和顺序,才能被计算机识别和处理。这些大家共同制定并遵守的格式和顺序,就是EDI的标准。 EDI标准主要包括以下内容: 1)语法规则 2)数据结构定义 3)编辑规则与转换 4)公共文件规范 5)通信协议 6)计算机语言 EDI的标准有四种:企业专用标准、行业标准、国家标准和国际标准。 1)企业专用标准 当某一公司采用计算机进行管理时,就需要使输入计算机的数据或文件具有一定的格式。这种标准专门适用于某个公司的情况,并将该公司的数据都纳入到这个标准中去。 2)行业标准 企业各自维持互不相通的数据标准,在EDI应用于商务领域的初期是难免的。但随着EDI应用的发展,各个企业都认识到,如果能把各个不同的企业专用标准统一成一个标准,就会给大家都带来好处。在此共同的认识下,大家克服在建立统一标准问题上的分歧,从而形成该行业企业共同采用的行业标准。 3)国家标准 行业标准的出现和企业专有标准相比,是一个巨大的进步,但它还不是最终解决问题的方法。当一个公司的业务不限于本行业,还需要和其他行业做生意时,行业标准就有局限性了,这个公司可能被迫维持多种标准。于是,正如不同的企业专用标准最终会产生一个统一的行业标准那样,不同的行业标准又会促使大家去开发一种适用于各个行业的国家标准。它具有足够的灵活性,以满足各个行业的需要。 4)国际标准 90年代是各国寻求实现一个世界范围内的EDI标准的时代。 如果能有一种全球范围内的标准,其好处是十分明显的。EDI用户用不着支持多种标准,便能进行国际间的电子数据交换。 目前,世界上通用EDI标准有两个:一个是由美国国家标准局(ANSI)主持制定的X.12数据通信标准。它主要在北美使用。另一个标准是EDIFACT(EDI for Administration,Commerce and Transportation),最早在西欧使用。近年来,联合国鉴于EDI有助于推动国际贸易程序与文件的简化,经有关标准化组织的工作,EDIFACT已被作为事实上的EDI国际标准。现在,ANSI X.12和EDIFACT两标准已经被合并成为一套世界通用的EDI标准,可以使现行EDI客户的应用系统能够有效地移植过来。 a、ANSI X.12 1978年,美国信用研究基金会(American Credit Research Foundation,简称ACRF)与运输数据协调委员会(Transportation Data Coordinating Committee,简称TDCC)一起,组成ANSI X.12,致力于EDI的报文和数据交换的标准研究。已经制定了AIAG(汽车行业集团)、UCS(食品杂货类)等应用EDI标准。且已由几十个行业协会、政府部门参加了X.12组织的标准化工作。该标准已经在北美被广泛使用,成为通用成熟产品。 b、EDIFACT EDIFACT是在UN/ECEGTDI(联合国欧洲经济委员会主办的贸易数据交换规则)基础上由北美和欧洲专家开发的国际EDI标准。1986年经UN/ECE/WP.4批准使用EDIFACT名字。 2、EDI的软件 人们所说的EDI软件,在大多数情况下是指翻译软件,其主要功能是把某个公司的各种商务文件和单证,从该公司专有的文件格式转换成某种标准的格式,比如说转换成X.12格式或EDIFACT格式,同时,这个翻译软件也能够把某种标准格式的文件转换成某公司的专用格式。之所以需要翻译软件是因为计算机应用系统只能够处理符合某种格式的数据或文件,各个公司由于自己业务特点和工作需要,它们在设计自己的计算机应用系统的时候,不可能采用完全相同的格式。因此,要实现不同公司之间的EDI通信,翻译软件是不可缺少的。 EDI翻译软件除了转换文件格式以外,还必须指导数据的传输,并保证传输的正确和完整。它应该知道贸易伙伴用的是什么标准,并能处理有关的问题等。例如:一个公司可能使用不同的增值网向许多贸易伙伴发送电子单证,如发票、订购单等,另外,这些电子单证有可能使用不同的标准,或虽使用同一标准却用了不同的版本。要确保每个贸易伙伴在适当的网络上自动地接受到这个公司所发送的那个标准文本,并不容易。另外,如果发生了什么传输或翻译上的问题,这个系统应该能够辨明发生了什么问题,并采取适当的行动去纠正。 一般地说,一个翻译软件应包括五个主要文件:贸易伙伴文件、标准单据文件、网络文件、安全保密文件、差错管理文件。它们和主处理程序相互作用来完成翻译、发送和接受电子单证的工作。 1)贸易伙伴文件 贸易伙伴文件中保存着使用者的所有贸易伙伴的信息,包括这些贸易伙伴的名字、地址、他们的标识、所使用的增值网,在紧急情况下和谁联系、被发送和接收的单据,等等。随着公司业务的不断发展,其贸易伙伴会不断增加,此文件也要不断更新。 2)标准单据文件 技术人员用现存的标准格式制作单据,并把它们存储起来以备将来之用。例如:把符合X.12标准的采购订单文件存储在标准单据文件里。它把所有的单证及其结构都罗列出来,同时还把必备的数据段和可选数据段的定义以及它们的形态结构等都列了出来。当和贸易伙伴发生联系时,用户可以很容易地利用标准单据文件里存储的单证模式构造出一个符合标准的单证来。 3)网络文件 网络文件里包含者着公司的贸易伙伴所使用的网络的信息。诸如网络识别、电话号码、传输协议以及传输速度等。根据贸易伙伴的标识符就可以由此文件知道应该向哪儿,以及怎样传送EDI报文。 4)安全保密文件 安全保密文件的作用就是限制对这个系统的访问,并规定每个用户的功能能力(Functional Capabilities)。 5)差错管理文件 差错管理文件包含着有关被退回的报文的信息,如被退回的原因,以及有关对这个报文在发送过程中的踪迹进行检查的信息。它还有日志文件,以便当某些数据或报文在传输过程中被破坏或被删除时,可以根据日志文件来恢复或再造这些数据或报文。 EDI的软件除了翻译软件外,常常还有另一种形式的软件,那就是“搭桥”(Bridging)软件。搭桥软件的作用是象桥一样将一个组织内的各种计算机应用程序联接起来。当这个组织收到EDI报文后,有关数据就能为这个组织的各个部门的计算机应用系统所用,而不必在组织内部各部门之间再进行键盘输入。比如,当一个企业收到一份订单后,其数据就能自动被用于更新销售文件的内容。同样地,这些数据不需要重新键入,就能用于更新会计部门的文件内容,于是就能自动生成一份发票单证。有了搭桥软件,企业在发出去的订购单和收到的发票之间,就用不着人工核对,而完全可以由计算机自动核对以消除可能的错误支付。
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