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利用条码识别技术管理固定资产 实现适时数据传输
2008/7/25 18:36:24

用条码识别技术来管理固定资产的新思路,不仅终结了固定资产管理的“散漫”时代,还发掘出了这项老技术的新用途。

6月中旬的广州,天气十分潮热,位于广州花都区新华镇云山大道东的花果山加油站,一名身着工作服的员工手里拿着一个黑色对讲机模样的手持终端,正在加油设备面前输入条码信息。

仅仅是一声清脆的“嘀”声之后,关于这台加油设备的相关数据就已经出现在了加油站财务室的电脑屏幕上。紧接着,这些数据很快通过互联网上传到公司总部的服务器,并自动生成了相应的盘点数据以及实盘明细表。然后,财务人员再根据实盘数据和资产数据进行核对,生成盘盈或者盘亏的明细表。

诸如此类的场景,在中国石油化工股份有限公司广东广州石油分公司(以下简称“广州石油分公司”)内部已经上演多时,即使是最普通的加油员,也已经习惯于通过条码技术来了解用于生产及办公的固定资产。

固定资产的模糊帐

其实,广州石油分公司之所以选择条码技术来进行固定资产管理绝非一时“冲动”。成立于2001年1月的广州石油分公司目前已是广州最大的成品油销售企业,其经营的汽油、柴油等产品都需经由配送经营部,到达分散在全区的200多个加油站。同时该公司集批发、零售、配送于一体,在广州设有油品配送经营部10多个,再加上200多个加油站,该公司已经形成了网络化连锁经营的格局。

然而,在财务人员看来,该公司200多个加油站的固定资产价值高、使用周期长、地点分散,管理起来十分困难。

每年单就加油站的固定资产盘点,就不仅让财务工作人员在采集数据时十分忙乱,而且在生成资产数据的一段时期内,他们办公桌上的明细表更是叠得很高,而且数据填写比对很容易出错。一到年终盘点,公司不仅要动员上下员工一起上阵,财务处的工作人员更是通常需要加班加点。

除了加油站中用于生产的固定资产外,诸如办公设备、电器、网络设施以及家具等办公类资产,在日常使用、监管、维护、盘点等等管理流程中,通过手工操作与管理也经常是一笔模糊帐。帐、卡、物不能精确对应,管理上的成本与固定资产流失的风险都为广州石油带来潜在隐患。按照该公司财务人员的估算,手工作业的准确率在60%到70%之间,仅手工盘点就需要花上一二个月的时间。

类似的情景不仅在广州石油经常出现,而且当地的电信、联通等大型集团企业同样也困惑于资产数量的庞大与区域分布的分散。

对于固定资产达7亿多的广州石油来说,此前采用SAP的管理软件所构建出的企业内部信息平台,在固定资产的管理方面却一直维持手工操作状态。到2006年,在公司财务部的建议下,广州石油购买了斑马公司的条码打印机,通过条码标签的打印软件能生成需要打印的条码,并通过条码打印机打印出来,这样一来,算是暂时取代了手工为固定资产编码的繁琐过程,进入了半手工的资产管理状态。

这种半手工状态的尝试维持了近一年的时间,广州石油越来越觉得,自己无法满足于这种固定资产的半“IT”状。对固定资产生命周期进行全程跟踪的要求也将条码技术的应用带入到了一个新的领域。

条码“身份证”

20世纪70年代是条码应用的初期,当时仅仅是为了便于零售企业统计销售数据,通过这种方式也能实现自动结算。而随着POS技术的发展,许多人逐渐体会到了条码的“潜力”——能帮助企业实现进、销、存等内部管理。随后,又随着供应链管理逐步深入人心,企业开始借助条码与产业上下游企业共享销售数据,实现供应商管理库存,这一方面能节省供应链整体成本,同时,又提升了企业间的响应速度。

1970年,美国的食品杂货业率先在食品包装载体上使用商品条码,也就是说,将商品信息的数字代码转换成由一组规则排列的平行线条构成的特殊符号。随后条码的应用不仅突破了地域的限制,而且在应用领域方面也从传统的零售转入讲究供应链上下游协调的物流领域,并延伸至大型企业集团、政府、教育等机构的固定资产管理。

条码打印机的使用仅仅是广州石油固定资产管理的过渡。在经过财务部提出需求并经过总体权衡之后,广州石油在招标过程中选择了摩托罗拉企业移动业务(原美国讯宝科技公司)固定资产管理解决方案。

2007年3月左右,项目开始实施,经过两个月的测试安装,软件上线完毕,采用的硬件设备为摩托罗拉移动业务的MC1000手持终端,分布于广州石油的部分试点。为了推广该项目,广州石油甚至还在珠海的培训基地召集下属各单位财务体系的工作人员专门召开了培训大会。

通过MC1000手持终端,现在盘点的过程比以前更为简便:在系统内设置盘点数据格式,由此生成计划盘点数据,并将该数据下载到MC1000中,通过该终端盘点完毕后,再将相应的盘点数据通过MC1000传输至电脑,然后再上传到服务器,生成实际的盘点数据。同时,还要将该数据与资产数据进行核对,生成盘盈、盘亏明细。由于采用了B/S(浏览器/服务器)的模式,广州石油在下载数据时也改变了以往文件导入导出的方式。

在第二期的项目实施中,广州石油在固定资产管理上把先前的“试点”经验逐步推广开来,整个公司MC1000手持终端设备的保有量也猛增到了最初数量的3倍。该公司有关负责人向记者介绍说,从实施的效果讲,通过条码技术的资产盘点,其准确率能达到99.9%,同时在该应用的基础上,还可以有更加深入的应用。

据该项目的实施方负责人介绍,从技术趋势的角度看,条码识别技术在固定资产的应用能结合移动网络,实现适时数据传输,但要实现这一功能,需要进行相应的软件升级,同时在硬件方面也需要投入,并缴纳一定的移动信息费,因此其资金需求相应较高。但已有公司对此感兴趣,广州石油便是其中的典型案例。

    
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