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降服“长龙”出实招 深圳局推出单证条码管理系统
2008/7/25 18:35:08

走进深圳蛇口检验检疫局报检大厅,大厅的宽敞明亮、秩序井然让人心情舒畅,只见蛇口局检务前台工作人员在有条不紊地处理业务,几个报检员站在窗口前办理通关手续,大厅不时传来电子叫号声,坐在大厅两侧安静等待的报检人从容站起来,走到前台办理手续。

类似蛇口局报检大厅这样的景象如今在深圳局不少下属局都可以看到,以往拥挤不堪、声音嘈杂的报检大厅被明亮、整洁、有序所取代。而某些口岸替人排队赚取小钱的行当也已销声匿迹。这一变化,均得益于深圳局自主开发的电子排队及单证条码管理系统。

排队长龙令人生畏

过去一说起检务前台,说起报检大厅,深圳局人往往将其和拥挤、嘈杂、空气污浊联系在一起,外单位的人来参观一般不安排到检务前台。在这样的环境下工作,常常让人感到烦躁,工作疏漏时有发生,有时单证在一个个窗口传递过程中偶尔会发生丢失的情况,影响了企业通关,也影响了单证的管理归档。

由于检验检疫业务量大,深圳局下属蛇口、皇岗、宝安、龙岗、盐田等局每天平均受理业务都达上千批次,检务前台常常是人头攒动,办理报检手续的人络绎不绝,有时排队等候报检的队伍一直排到局大门之外,有时还出现因插队等缘由发生纠纷而争吵不休的现象。报检窗口流程包括报检、计费、收费、出证等多个环节,客户办好其中一个环节之后,下一个环节还要重新排队、等候,报检一批货物的时间往往在排队中浪费不少,企业为此深感头痛。为了节省时间,有的报检员请人替自己在其他窗口排队,久而久之,一批替人排队的职业排队人应运而生。

窗口建设刻不容缓

检务是检验检疫的窗口、脸面,是检验检疫的第一道关口,良好的报检环境和报检秩序不仅是树立检验检疫形象的需要,更是检验检疫部门真诚服务外贸、加快通关速度的具体体现。为此,深圳局在全局范围内开展创建检务“文明窗口”活动,各分支局积极采取措施,努力改善报检环境,提高服务水平。2005年初,盐田局率先引进排队系统,龙岗局、宝安局在搬迁到新大楼的同时也安装了排队系统,以力求缓解报检排队的压力。

排队系统虽然起到了一定作用,但效果不明显。主要原因是检验检疫窗口流程为多队列模式,包括多个环节,报检窗口的设立也分为电子转单、快速核放和一般报检的不同类型,情况比较复杂,而引进的排队系统为单一队列排队系统,并未与CIQ2000系统进行衔接,因此取得的效果不显著。

同时,由于深圳局业务量大,时效性要求强,各分支局的单证传递主要是两种方式,一是由报检员进行传递,二是内部交接传递,报检单证丢失的隐患较大,交接手续繁琐。

为彻底解决报检排队多、排队时间长、单证容易丢失等“老大难”问题,深圳局科研人员提出了建立一套与CIQ2000、电子报检、电子转单等业务系统相衔接的多队列电子排队系统和一套与之相配套的单证条码管理系统的设想。这一设想很快得到深圳局党组的支持,于去年2月,电子排队与单证条码管理系统开始开发,同年5月,该系统在蛇口局试运行。

一道亮丽的风景

短短两个月的试运行,电子排队与单证条码管理系统便充分显示出它的先进性、合理性、科学性,受到了企业和检务工作人员的欢迎。

报检员通过取号机扫描条码,不到半分钟号码自动生成,一次取号,在完成一个流程后系统自动加入下一个流程排队,无需多次取号排队,实现了多队列电子排队,节省了手续和时间,解决了报检环节排队拥挤现象。

由于系统与CIQ2000业务管理系统和口岸自助换证系统连接,企业只有完成电子报检后才能在排号机上取号,杜绝了无单排队的现象,口岸职业排队人自动消失了。

各工作环节实现条码扫描调阅电子信息,代替手工录入模式,减少操作失误,确保报检的原始单证在检务部门与其他相关的各检验检疫部门的内部正常流转,实现报检单证流程化管理,提高报检、计费、收费、放行、归档等流程的效率。解决了单证传递跟踪问题,通过条码扫描记录,确定单证位置,避免单证丢失和责任推诿现象。

同时,系统还可根据工作需要对报检业务类型进行分类,并可根据各个报检业务类型指定和适时调整窗口。

去年9月,该系统在业务量大的蛇口、宝安、龙岗、盐田、皇岗等分支局开始推广应用。

从使用的效果看,报检大厅的秩序得到了显著改善,排队长龙消失了,报检员挑选窗口的现象没有了;报检窗口的服务质量及服务水平显著提高,各检务窗口忙闲不均等问题解决了;单证的流转规范了,单证丢失的现象没有了,各业务运作环节的准确性和工作效率大大提高了。

如今,报检大厅不再是深圳检验检疫人心中的痛,而是深圳检验检疫人的骄傲,每当外单位来人,他们很乐意带客人到检务窗口看一看,走一走,因为,今天的检务前台已非昔比,它以整洁的环境、井然的秩序、规范的管理、热情的服务成为名符其实的文明窗口,成为深圳检验检疫局一道亮丽的风景。

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