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条码技术在南京市国家安全局固定资产管理中的应用
2008/7/25 18:34:18

  条码技术是在计算机技术与网络技术基础上逐步发展起来的一门集编码、制作、识别、数据采集与处理、传输为一体的高科技信息技术,是自动识别技术的一种。与其它自动识别技术相比具有数据采集速度快、准确率高、设备结构简单、应用成本低、易于制作等优点。条码数据采集速度是键盘数据录入速度的20倍,差错率最高仅为1/1. 5万字符。目前,我国条码技术已广泛应用于商业、物流管理;图书、档案管理;客运、邮政管理;税务管理等计算机应用的各个领域。
  国家安全系统的固定资产具有数量大、种类多、部门分布广的特点。传统的人工管理模式需要多名工作人员,制作大量的卡片资料。每次清产核资均需手工清点实物登记,再将清点数据人工录入计算机效率底、差错率高,形成的报表与实际情况有较大出入,已不能适应当前管理的需要。
  2003年11月南京市国家安全局行政处与中国物品编码中心江苏分中心技术部共同协作开发了《固定资产条码管理系统》(单机版)。此系统可以改变传统的固定资产数据的采集方式,解决固定资产管理经常出现的实物和财务帐目不符的问题,实时跟踪每一件资产的使用情况,大大提高管理实效。
  在固定资产条码管理系统中,每一件资产都用唯一的条码符号来表示,且与实物一一对应,这是系统运行的基础,此环节出现差错将使系统瘫痪。为保证条码符号编码的正确性、唯一性本系统采用软件自动编码杜绝人工编码出现的人为错误。条码符号采用Code128码制十位编码。(图1)

    

图1


  条码符号同时标识资产的名称、采购日期、流水号等信息。条码标签采用PVC纸基,全蜡基碳带,保证了条码标签擦不掉、撕不烂。条码符号贴附在资产上,在资产管理的各个环节,用条码扫描器扫描条码符号,可以实时记录资产的流转和使用情况,记录登记日期。减少固定资产投入的浪费,提高资产的利用率、完好率,降低成本,防止虚增资产和国有资产流失。(图2)

 图2

  由于固定资产数量不等、分布不均、价值不等、损坏率不同、折旧率各异,条码技术的应用使得财务部门和设备管理部门不再需要投入过多的人力清查、整理固定资产帐目,就能做到帐物相符,能准确地掌握各台设备的技术状况,方便快捷地计算固定资产的折旧和修理费用,以便确定设备的经济寿命,最佳的更新时机。该系统已于2003年底投入使用,得到了市局领导和省厅领导的好评,使局固定资产管理提高了一个层次。
但由于该系统是在单机环境下开发的版本难免存在以下问题:
  1. 信息资源不能共享;
  2. 条码识读器不能脱机使用,导致数据采集时必须连同笔记本电脑一起使用,携带不便,操作不灵活;
  建立网络版固定资产条码管理系统不仅可以解决以上二个方面问题,而且可以将扫描得到的数据整理归纳;通过一系列的系统操作,如资产使用年限的限定、折旧率的管理、分布的变迁、维修的相关纪录等等,对资产实现动态的管理,经过相关的操作处理得到资产相关的资料,包括:资产的种类分类、每类资产的数量统计、总资产的统计、资产的损耗、资产的变更、资产的使用者、资产的库存管理等等,形成需要的报表,为其他处、室提供相关的实时数据,为领导提供决策的依据。(图3)

图3

  网络版固定资产条码管理系统拟利用局域网建立Client/Server体系结构程序,这样网上用户均可访问局固定资产信息,查询、打印各处、室器材、设备的分配、使用、变更、报废等情况。为保证固定资产信息的安全,对于管理者而言,系统还可以通过权限管理功能设置管理者使用权限,适应安全系统资产数据独立保密的要求,限制非法用户登陆系统及登陆系统用户的使用范围。如用户对数据的增、删、改权限,用户对数据的访问权限。另外条码技术具有错误修正及防伪功能,配合防伪标签,可以保证资产标签的安全。
  掌上电脑作为网络版固定资产条码管理系统的一个组成部分可脱离计算机网络系统独立使用,携带方便,不受使用地点、环境影响符合国家安全系统固定资产管理工作的特点。利用带条码扫描器的掌上电脑来识读固定资产上的条码标签并将采集的清产核资信息记录在掌上电脑内,极大的提高了信息采集速度和准确性。利用个人电脑与掌上电脑之间通讯系统软件,实现个人电脑与掌上电脑之间数据通讯。将掌上电脑记录的清产核资信息下载到计算机网络系统进行分类、统计、核算。
  随着计算机技术、网络通信技术、自动识别技术的飞速发展,相应的高科技产品层出不穷,利用先进的技术手段对固定资产实行科学有效的管理,是政府和企业实现现代化管理的一个重要的部分。网络版固定资产管理系统的研制可以较大的提高国家安全系统的管理水平,提高管理质量和管理效益,达到节约、合理配置资源的目的,为国家安全事业的发展作出贡献。

相关链接:◆ 江苏分中心:条码技术在干部档案管理中的应用 [2004-12-30]

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