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江苏分中心李翔:条码技术在干部档案管理中的应用
2008/7/25 18:34:17

  干部档案管理信息系统经历了从微机单机版、网络版等不断发展的渐进过程。其间,从最初的辅助手工档案管理,基本信息资料的计算机管理,发展到对干部档案基本信息资料的联机管理。通过干部档案计算机管理系统的开发应用,干部档案管理信息化不断发展,干部档案管理工作不断得到创新。
  当前,我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化建设的重点,这为干部档案管理信息化的发展提供了极好的机遇。但是,干部档案管理信息化不单纯是工程项目,它是干部人事档案管理不断创新的过程,不可能一蹴而就。由于干部档案管理工作的重要性和机密性,干部档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战,干部档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此,处理好干部档案管理信息化中的管理创新和原有干部档案管理意识之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有干部档案管理意识的核心一是为了确保干部档案原材料的安全保密;二是强调档案材料及其中记载的各类信息完整、准确;三是干部档案为干部工作提供服务。干部档案管理具有自己的一套管理规律。现代办公技术的深入应用,愈来愈要求信息的共享性与规范性。因此,对原有管理方式进行改革,提高干部档案的信息源作用,更好地为干部工作提供便捷的服务,将成为干部档案管理的主流意识。干部档案管理信息系统向深层应用发展时,会出现与其它应用系统整合的情况。如与干部任免调配管理一体化,干部任免部门形成的干部任免信息与干部档案管理部门管理的档案信息相统一。对于这类整合,重要的是处理好整合应用项目与干部档案管理特有的、独立性要求的矛盾。
  在我国,干部档案管理信息系统的标准化程度相对比较低,目前还没有统一的标准化的数据库规范,造成应用范围和信息共享面较窄。信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代,标准不断变化,加大了干部档案管理信息化建设难度。
  我国的干部档案管理流程很大程度上还处于手工阶段,耗费了大量的人力,物力。一些基层管档单位一名档案员要管理上万份档案,手工的档案管理方式使得档案员的劳动强度太大,而且档案管理质量也难以提高。随着现代化办公技术的不断发展,干部档案归档材料的不断增多,如何使干部档案借助电子化、现代化的设备进行管理,为干部任免部门方便快捷地提供干部任职经历、人员基本信息等各方面数字化档案材料,实现干部档案管理的规范化、标准化,从而达到干部档案管理与干部管理的统一,是国内干部档案业务指导部门所面临的一个新课题。
  条码技术是在计算机技术与光电转换技术基础上逐步发展起来的一门集编码、制作、识别、数据采集与处理、传输为一体的高科技信息技术,是自动识别技术的一种。条码技术通过光电扫描设备识读由一组按一定规则排列的条空组成的表示一定信息的条码符号,快速准确地采集数据并输入计算机。其核心作用是用机器代替人工键入,实现数据的自动识别与采集,达到计算机信息自动化管理的目的。
  利用条码技术开发干部档案自动识别管理系统可以建立起符合国家干部人事档案管理标准并具有自身管理特色的从收集、整理、入库到提供利用的综合电子化管理系统,并提供与办公自动化、管理信息系统的接口,自动采集数据。同时建立数据收集、整理、查询、权限管理等相关的电子化干部档案管理规范,实现干部档案信息的网络全文检索。并且在系统中采用安全的手段使得产品可以大范围推广,实现干部档案管理的标准化。
  干部档案自动识别管理系统由档案数据采集子系统、干部档案管理子系统、条码符号生成打印子系统构成。(图1)


图1


  档案数据采集子系统是在可脱机运行的条码数据采集器上开发的,利用它扫描档案上标识的条码可以实时自动记录调档、归档信息,盘库信息。通过数据通讯软件与干部档案管理系统同步。较之手工操作可减轻40%的劳动强度,准确率达到100%,工作效率提高70%以上,只需少量劳动就可以维护整个系统正常运转;干部档案管理子系统完成干部档案基本信息维护,任、免文件电子文本维护,提供各种格式报表输出,灵活快捷的检索方式;条码符号生成打印子系统利用干部档案管理子系统提供的干部档案基本信息采用Code128码生成条码符号,通过条码标签打印机输出。
  干部档案自动识别管理系统的建立不仅有利于全面提升干部档案管理的自动化水平,在当前干部人事档案管理人员少,管理量大,工作要求高的情况下,将干部档案工作人员从繁重、重复的手工劳动中解放出来,调动广大干部人事档案工作者的工作积极性,极大的提高工作效率,全面提升业务水平与自身的现代化管理技能,而且可以推动电子政务的建设进程为干部人事档案管理的标准化建设提供数字化平台。

相关链接:◆ 条码技术在南京市国家安全局固定资产管理中的应用 [2004-12-30]

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